Convocare una riunione

Le riunioni sono degli appuntamenti che coinvolgono altri partecipanti.
Outlook vi mette a disposizione la possibilità di pianificare una riunione convocando altri partecipanti.
Grazie a Microsoft Exchange Server, è anche possibile vedere il calendario dei partecipanti e verificare se tutti i partecipanti sono disponibili per l'appuntamento.

Se i partecipanti a una riunione non sono collegati al server Exchange (ma per esempio solo via Internet), potete ugualmente invitarli alla riunione, ma non sarà possibile un controllo automatico della disponibilità di tali partecipanti.

Le descrizioni seguenti per la pianificazione di una riunione sono state fatte usando il servizio di Microsoft Exchange Server.

. Il punto di partenza per la pianificazione di una riunione è la cartella Calendario.

1. Selezionate il comando Nuovo dal menu File, e poi scegliete Convocazione riunione, oppure fate clic sul simbolo Nuovo e poi scegliete Convocazione riunione.

2. Nel formulario della riunione inserite nella scheda Appuntamento tutti i dati dell'appuntamento:

3. Fate clic su A... per invitare i partecipanti. Potete definire per ogni partecipante se la sua presenza è necessaria o opzionale.

4. Spostatevi sulla scheda Pianificazione:

5. Voi stessi siete listati come partecipante. Fate clic su Invita... per invitare altri partecipanti alla riunione. I partecipanti che sono già nella lista dei destinatari, vengono automaticamente visualizzati.

6. Cliccando su "Aggiungi altri" - "Aggiungi da rubrica", nella finestra di dialogo "Seleziona partecipanti e risorse" potete invitare dei partecipanti e definire se la loro presenza è obbligatoria o se è facoltativa, la riunione potrà essere organizzata anche senza i partecipanti facoltativi.
La funzione risorse può essere utilizzata per riservare appunto una risorsa, per esempio una sala riunioni o un'automobile (è sottointeso che queste risorse devono essere definite sul server Exchange).

7. Per i partecipanti collegati al server Exchange, Outlook prende in considerazione gli appuntamenti inseriti nei calendari dei partecipanti e li visualizza. I rettangoli di color blu significano che il partecipante ha già fissato un appuntamento in quel momento, se il rettangolo è di colore blu chiaro l'appuntamento è ancora provvisorio. Se invece il rettangolo è di colore lilla, significa che il partecipante è fuori sede e quindi assente. Un zona tratteggiata indica che il calendario del partecipante non è disponibile. Per i partecipanti raggiungibili solo via Internet, Outlook non può ottenere le informazioni del loro calendario e di conseguenza la disponibilità di questi partecipanti sarà sempre tratteggiata.

8. L'appuntamento pianificato viene rappresentato con una zona bianca delimitata da due righe verticali che indicano l'inizio e la fine della riunione. Se non vi sono delle collisioni con altri appuntamenti, potete subito inviare l'invito alla riunione.

9. In caso di collisione con altri appuntamenti dovete prevedere di spostare la riunione. Outlook vi aiuta in questo con la funzione Selezione automatica.
Per cercare una zona libera per la riunione prima del termine originale, fate clic sul bottone <<.
Per cercare una zona libera per la riunione dopo il termine originale, fate clic sul bottone >>.
Questa funzione di selezione automatica non prende in considerazione i giorni festivi nè tanto meno i fine settimana.
Fate clic sul bottone Invia per inviare l'invito alla riunione. Potete notare che dopo aver inviato la convocazione alla riunione, nel vostro calendario verrà inserito automaticamente un appuntamento, mentre nei calendari degli altri partecipanti verrà inserito solo quando avranno accettato l'invito.

Rispondere all'invito a una riunione

Voi ricevete l'invito a una riunione nella cartella di Posta in arrivo.

Gli inviti a una riunione hanno visualizzato prima del messaggio il simbolo

1. Fate un doppio clic sull'invito.

2. Prima di decidere se partecipare alla riunione, potete vedere il vostro calendario con la proposta della riunione. Per fare ciò fate clic sul bottone Calendario....
Il vostro calendario verrà aperto in una nuova finestra.

3. Rispondete alla richiesta della partecipazione alla riunione. Fate clic sul pulsante Accetta, Accetta provvisoriamente o Rifiuta.

4. Potete modificare la risposta prima di inviarla.

5. Non appena avete inviato la risposta, il responsabile della riunione riceve un messaggio di conferma. Nel vostro calendario viene inserita automaticamente la riunione, provvisoria o definitiva.

Analizzare le risposte

Ogni partecipante convocato per una riunione che ha risposto all'organizzatore della riunione, viene protocollato sia sulla scheda Appuntamento sia sotto la scheda Verifica in corso del formulario Rapporto - Riunione.
L'organizzatore qui può controllare se i partecipanti accettano o rifiutano l'appuntamento prima di ricevere e confermare la loro risposta.
Se avete inviato la convocazione alla riunione a un partecipante non collegato al server Exchange, la sua risposta non verrà sincronizzata automaticamente nella scheda Disponibilità partecipanti.
Dovete sincronizzare queste risposte voi stessi manualmente.
Per questo fate clic sulla riga del partecipante nella colonna Risposta e selezionate la risposta corrispondente che trovate nel menu a tendina. Se uno o più partecipanti hanno rifiutato la riunione, dovrete eventualmente pianificare nuovamente la riunione e inviare la convocazione aggiornata.

Fate clic sull'opzione Mostra disponibilità partecipanti per preparare la nuova riunione.

Spostare il termine di una riunione

Le riunioni sono degli appuntamenti ai quali partecipano più persone.
Questo ha delle conseguenze se volete spostare il termine della riunione.
Se il termine di una riunione viene spostato, Outlook differenzia se lo spostamento è voluto dall'organizzatore della riunione oppure da un partecipante.

. Se è l'organizzatore della riunione a modificare la riunione (Inizio, fine, luogo, testo, ecc della riunione), allora prima verrà modificato solo il suo calendario.
Outlook predispone all'organizzatore la possibilità di informare i partecipanti delle modifiche e gli mette a disposizione un nuovo invito per la riunione modificata che può essere inviata a tutti i partecipanti.
I partecipanti dovranno nuovamente rispondere alla convocazione accettando o rifiutando il nuovo appuntamento.

. Se è un partecipante della riunione a modificare la riunione, allora anche a lui verrà modificato solo il suo calendario.
Però Outlook non mette a disposizione nessun strumento per avvisare tutti gli altri partecipanti della modifica da lui desiderata. Il partecipante non ha quindi nessuna possibilità di modificare con efficacia gli appuntamenti degli altri partecipanti. Questo spetta unicamente all'organizzatore.
I partecipanti dovrebbero evitare se possibile di modificare i dati di una riunione.